A abertura do processo de realização de eventos acontecerá na secretaria da PROPLAD, dentro do sistema SEI (Sistema Eletrônico de Informações). A república interessada em realizar o evento deverá solicitar a abertura do processo de solicitação com no mínimo 30 dias antes do evento, seguindo os seguintes procedimentos:
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O processo será aberto pela secretaria da PROPLAD apenas mediante a apresentação de todos os documentos necessários;
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Para eventos destinados a conservação e manutenção do patrimônio, o PDI apresentado pela república precisará da aprovação da PRECAM, caso o PDI ainda não tenha a aprovação da PRECAM, o processo deverá ser enviado para que a mesma o faça. Caso o PDI já tenha sido aprovado pela PRECAM, o processo será encaminhado para a PRACE e no caso de utilização de infraestrutura para eventos, o processo também deverá ser avaliado pela PROEX;
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Ao receber o PDI a PRECAM deverá fazer avaliação in loco, comprovando a necessidade das ações de reformas e conservação, após a avaliação, a PRECAM emitirá o parecer, indicando a aprovação, ou não, ou também indicando adequações, se necessário;
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A PRACE ao receber o processo avaliará a situação da republica junto a PRACE, considerando os coeficientes dos alunos, o desenvolvimento dos alunos inscritos em planos de trabalhos, acordados entre a PRACE e a república, para melhoria de desempenho acadêmico, emitirá um parecer de conformidade ou não;
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Em caso da solicitação para o evento envolver a contratação de estruturas para além do que a república já possui, a PROEX avaliará a pertinência da estrutura considerando público alvo e o local do evento.
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Após a emissão dos pareceres da PRECAM, PRACE e PROEX, quando necessário a PROPLAD emitirá o parecer final, aprovando, reprovando ou indicando adequações.
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A republica, após o parecer da PROPLAD acatará a decisão, em caso de aprovação, poderá realizar o evento, considerando todas as observações e com registro para a prestação de contas final.
OBS.:
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Para a realização de eventos, para conservação e manutenção, a avaliação do PDI pela PRECAM ocorre no início dos processos, os eventos seguintes com o objetivo de atender o mesmo PDI não passarão por nova avaliação pela PRECAM, a não ser que seja indicado necessidades de adequações;
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Eventos que não envolverem contratação de estrutura para eventos (som, palco, bares, etc) não passarão por avaliação da PROEX;
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Para todos os eventos serão avaliadas a situação dos alunos e da moradia junto a casa;
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Todos os eventos deverão respeitar a legislação municipais, apresentando as licenças quando necessário, com horário de realização condizente ao permitido;
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